BAGIAN-BAGIAN SURAT RESMI

1. Kepala surat 2. Nomor surat 3. Tanggal surat 4. Lampiran 5. Hal/perihal 6. Alamat 7. Salam pembuka 8. Isi surat 9. Salam penutup 10. Nama organisasi yang mengeluarkan surat 11. Nama penanda tangan 12. Jabatan penanda tangan 13. Tembusan. 1) Kepala atau kop surat Kepala surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas: a. Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi b. Nama lembaga c. Alamat lembaga d. Nomor telepon, teleks, faximile. Khusus untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha. Fungsi kepala surat: a. Mengetahui nama dan alamat kantor lembaga b. Menginformasikan bidang usaha, jenis kegiatan c. Alat promosi. 2) Nomor surat Surat resmi yang mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada umumnya menggunakan nomor dan kode tertentu. Penomoran surat itu berguna untuk: a. Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan b. Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan c. Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya d. Penunjukkan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat. Secara umum rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun pembuatan surat. Nomor urut menggunakan angka Arab, kode bervariasi, bulan dengan angka Romawi dan tahun ditulis utuh dan dapat ditulis dua angka belakangnya saja. Penempatan nomor surat disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya, yaitu: a) Diletakkan disebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal b) Diletakkan dibawah judul untuk surat berjudul 3) Tanggal penulisan surat Cara penulisan tanggal untuk surat pribadi atau yang berasal dari perorangan, tanggal sebaiknya didahului dengan penulisan alamat atau nama kota pengirim surat. Sedangkan untuk kertas berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau nama kota, karena hal itu sudah tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal selalu diikuti dengan nama bulan dan tahun. 4) Lampiran yang disertakan Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isi surat. Penulisannya dibawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas. Penulisan jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh. 5) Hal atau perihal Hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik penulisan yang harus diperhatikan : a. Hal atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat berjudul b. Hal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis dengan huruf kecil c. Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat 6) Alamat tujuan Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada sampul. Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan adalah: a. Kata kepada tidak wajib dipakai, karena mengandung unsur kemubaziran b. Ungkapan ”Yang terhormat” atau singkatannya ”Yth.” dipakai untuk : 1) Menghormati orang atau pihak yang dikirim surat. Misalnya atasan, teman, kolega atau relasi kerja. 2) Menghormati pihak yang dituju dalam kedudukannya sebagai pejabat suatu lembaga, organisasi atau perusahaan. Ungkapan ”Yang terhormat” atau ”Yth.” tidak perlu dipakai apabila alamat yang dituju tidak menyebutkan nama atau jabatan seseorang. c. Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya dipergunakan apabila diikuti nama orang. Kata-kata sebutan tersebut tidak perlu digunakan apabila pihak yang dituju adalah lembaga atau jabatan tertentu. Contoh 1) Yth. Direktur Astri Budi Luhur Jalan Cileduk Raya, Petukangan Utara Jakarta Selatan Contoh 2) Yth. Ibu H. Siti Aisyiah, S.H. Wakil Ketua Pimpinan Pusat Aisyiah Jalan Menteng Raya No. 62 Jakarta Pusat Contoh 3) PT Global Sarana Komputindo Jalan Pemuda No. 55 Medan 15320 Sumatera Utara d. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak diperlukan tanda titik, kecuali apabila digunakan singkatan. e. Tanda-tanda baca, seperti garis bawah, huruf kapital yang mencolok, yang tidak bermanfaat sebaiknya tidak digunakan. f. Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugas pos dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos dan Giro). 7) Salam Pembuka Salam pembuka berguna untuk menbuka pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka digunakan untuk surat-surat yang berisi berita. 8) Isi Surat Sebagaimana karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup a. Bagian Pembuka Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah harus disebutkan inti masalah yang akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud. b. Bagian Inti Bagian inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali surat pengantar, maksud utama pengiriman surat yang sudah disinggung pada bagian pembuka ditegaskan kembali atau dijelaskan lebih lanjut pada bagian inti. c. Bagian Penutup Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan. 9) Salam Penutup Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita. 10) Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab Dalam korespondensi Indonesia, penanda tangan surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat itu. Pencantuman nama seseorang dan hak untuk menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya. Apabila penanda tangan surat itu diwakilkan kepada orang lain, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak boleh nama yang tercantum lain dengan penandatangannya. 11)Tembusan Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.